Gladiolen is een jaarlijks festival in Olen (België), georganiseerd door de vzw Keizer Karel Olen, die ook andere culturele evenementen zoals Kapriolen en Olen Zomert organiseert. In 2024 viert Gladiolen zijn 24ste editie, met 28 bands en DJ's verspreid over vier podia. Het festival wordt geleid door een kernteam van 14 leden, ondersteund door werkgroepen en meer dan 1.500 vrijwilligers uit lokale verenigingen die mee delen in de opbrengst. Met meer dan 10.000 bezoekers per dag, 1.250 kampeerders en meer dan 15.000 uur vrijwilligerswerk, is Gladiolen een groot succes in de regio.

De organisatie achter Gladiolen was op zoek naar een betere oplossing voor dataregistratie omtrent het betrokken personeel. Met meer dan 1.500 vrijwilligers, meerdere werkgroepen en duizenden bezoekers hadden ze nood aan een meer gestructureerde en schaalbare manier om gegevens te verzamelen, organiseren en analyseren met betrekking tot personeelsplanning, ticketverkoop, camping en logistiek.

In het kader van mijn betrokkenheid hielp ik bij het verkennen van een datagedreven aanpak die hun werking kon ondersteunen. Dit omvatte het identificeren van belangrijke databehoeften, het voorstellen van digitale tools en platformen, en nadenken over hoe de gegevens op een veilige manier beheerd konden worden. Het eindresultaat? Een applicatie die draait op Amazon Web Services, waarmee de organisatie uurroosters, werkgroepen, vrijwilligers en nog veel meer kan beheren.

Onderstaande video toont het eindproduct. Nieuwsgierig naar hoe het team en ik het technisch hebben aangepakt? Neem een kijkje in onze GitHub repository. Meer weten over de verrichte onderzoeken? Deze zijn allemaal terug te vinden op de website die we gemaakt hebben in functie van het project.